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Risk managerPlan SystemRisk managemen…
Retrieve relevant business objectives
Maintain goals in risk management
Evaluate business objectives for risk relevance
EndVerbal goals of a companyMaintained business goalMaintained business goalRisk relevance Business objectiveBusiness objectiveStart
Identify business goals
FinanzbuchhaltungAuftragsnummervorhanden?
Auftragsnummer erfragen
Auftragsnummerrelevant?RechnungSubunternehmen?weiterer Prozessnicht relevantneinProjektleitung
Anlegen Auftrag
Anlage Auftrag/Bestellung SUB
Prüfung durch PL-Assistenz und Weiterleitung an Projektleitung
ALHO PPSBaustand erreicht?BürgschaftsverwaltungBürgschaftsverwaltungja
Anlage Sicherheitseinbehalt mit interner Rng.-Nr.
Prüfen ob Bürgschaft bereits vorhanden ist
Bürgschaft vorhanden?
Bürgschaftsart bestimmen
BürgschaftserfassungBürgschaftsart
Erfassen der Bürgschaft mit Anpassung der Erfassungsmaske nach Art/Land etc.
Prüfen ob bereits zugehöriger SEB angelegt wurde
Gewährleistungsbürgschaft
Vorbereitung Zahlung von Schlussrechnungen
Eingang zurZahlungfreigegebeneRechnungEingang Liste zurZahlung fälligerSEBs
Ablage der Bürgschaftsoriginale inkl. digitaler Ablage mit Barcode in ELO
Weiterleitung an Regionalleitung oder Geschäftsleitung
ja
Weiterleitung zur Zahlung an FiBu
Prüfung und Freigabe durch RL/GL
Prüfung und Freigabe durch Projektleiter
neinwöchentlich
Versand Liste zur Zahlung fälliger SEB
neinEingang RechnungEingang Bürgschaftjaweiterer Prozessnicht relevantneinKunde verlangtBürgschaft zurückja
Verknüpfung mit Bürgschaft + Eintragung Zahlungsdatum
Zahlung ohne Abzug des SEB
Zahlung abzüglich 5% SEB
nein
Zahlung des einbehaltenen SEB
Workflow beendenWorkflow beenden
Anstoß Workflow Rückgabe Bürgschaft
Start Workflow Rückgabe Bürgschaft
Anzahlungs- / Vertragserfüllungsbürgschaft
Fälligkeit von Gewähr- leistungsbürgschaften/SEB aus P2+ ist Basiswert für Bürgschaft. Kann in App überschrieben werden.
Ablauf der Gewähr-leistungsfristSEB-Erfassung
Verknüpfung mit SEB
SEB vorhandenneinjaP2plus
Erfassung der Rechnung
Vergabe interner Rng-Nr. und Verknüpfung mit Auftrag/Bestellung
ja
Verteilung an Projektleitung oder jeweilige Fachabteilung
Anstoß Workflow Auszahlung SEB
Freigabe
Prüfung durch Bauleiter
Prüfung durch Projektleiter
jaFreigabeWorkflow beendenBauleiter aktivjaBauleiter aktiv
Weiterleitung Workflow an aktuellen BL/PL durch Assistenz
nein
Prüfung durch Bauleiter
Freigabe
Prüfung durch Projektleiter
ja
Versand Bürgschaft (Orginal geht an NU zurück)
ja
Eintragung Abnahmedatum
AnforderungSEB-Auszahlungdurch Kunden nachAblauf der Fälligkeit(5,5 Jahre)
Setzen von Wiederabrufsdatum unter Angabe von Grund
neinneinUpdate SEB-Status=zur Zahlung fällig
Prüfung Arbeitsverhältnis Bauleiter
Weiterleitung Workflow an aktuellen BL/PL durch Assistenz
neinUpdateBürgschaftsstatus= erledigtUpdate SEB-Status=erledigt
Prüfung Arbeitsverhältnis Bauleiter
Rückgabe neuer Frist + Grund in Bürgschafts- verwaltung
Setzen von Wiederabrufsdatum unter Angabe von Grund
neinFreigabejaneinjaWorkflow Antwortan NUWorkflow Antwortan NU
Schreiben erstellen/Antwort an NU
Workflow beenden
Bürgschaftsverwaltung
Bürgschaftsverwaltung
Sicherheitseinbehalt anlegen
Angabe interne Rechnungsnummer
Datenabruf durch Verknüpfung mit ALHO PPS
Prüfung der Daten und ggf. Korrektur
Bestimmungsland
aktive Firma
•Lieferant/Subunternehmer •Kreditorennummer •Projektnummer •Kommissionsnummer •Bestellnummer
Auswahl Land über Projektnummer
SysMo
Land=LU
Sarl
Land=BE
Land=DE
Gewerksart erfragen und Gewährleistungsfrist festlegen
Gewährleistungsfrist 5,5 Jahre
Berechnungsbasis SEB eintragen
Berechnung SEB 5% von Berechnungsbasis
Summe der Auftragsrechnungen +Nachträge ./.Belastungsanzeigen =Berechnungsbasis
Prüfen ob Bürgschaft vorhanden
Fenster zur Bürgschaftsauswahl öffnen
Fortfahren ohne Verknüpfung
Automatische Vorauswahl über Projekt-, Kommissions- und Auftragsnummer
Bürgschaft vorhanden?
Verknüpfung mit Bürgschaft
SEB anlegen
SEB anlegen
Erstellung SEB mitStatus =ErledigtUpdateBürgschaftsstatus= SEB vorhandenErstellung SEB mitStatus =OffenWorkflow GewerkFinanzbuchhaltung
Zahlung von Schlussrechnung unter Abzug des SEB
Zahlung der Schlussrechnung ohne Abzug
Eingang durch PLgeprüfteSchlussrechnungWorkflow Gewerk
Prüfung durch Assistenz Export
Auswahl der Frist gemäß Gewerksart
Workflow beendenBürgschaftsverwaltungLandBEDE
SEB-Erfassung
BürgschaftsverwaltungBürgschaftsart
Neue Bürgschaft anlegen und ELO-Scan als Basis
aktive FirmaGewährleistungsbürgschaft
Auswahl Bestimmungsland (voreingestellt: Land=DE)
SysMoLand
Land=BE
BE
Erfassen der Bürgschaftsdaten
Land=LU
Sarl
Prüfung nach vorhandenem SEB
Bürgschaftsnummer[Pflichtfeld] Bürge[Pflichtfeld] Datum[Pflichtfeld] Auftragsnummer[Optional] Kommissionsnummer[Pflichtfeld] Projektnummer[Pflichtfeld] Lieferant[Pflichtfeld] Betrag[Pflichtfeld] Frist[Pflichtfeld]
Erfassen der Bürgschaftsdaten
VertragserfüllungsbürgschaftAnzahlungsbürgschaft
Land=DE
DE
Erfassen der Bürgschaftsdaten
Prüfung Pflichtangaben und Bestätigung über Kontrollkästchen
Bürgschaftsnummer[Pflichtfeld] Bürge[Pflichtfeld] Datum[Pflichtfeld] Auftragsnummer[Optional] Kommissionsnummer[Pflichtfeld] Projektnummer[Pflichtfeld] Lieferant[Pflichtfeld] Betrag[Pflichtfeld]
SEB vorhanden
Automatische Vorauswahl über Projekt-, Kommissions- und Auftragsnummer
Bürgschaftserfassung abschließen
nein
Verknüpfung mit Bürgschaft
ja
Bürgschaftserfassung abschließen
FinanzbuchhaltungEingang BürgschaftAblage OriginalUpdate SEB-Status=zur Zahlung fälligUpdateBürgschaftsstatus= SEB vorhanden
Bürgschaftsnummer[Pflichtfeld] Bürge[Pflichtfeld] Datum[Pflichtfeld] Auftragsnummer[Optional] Kommissionsnummer[ Pflichtfeld] Projektnummer[Pflichtfeld] Lieferant[Pflichtfeld] …
Bürgschaftserfassung abschließen
Bürgschaft erstelltStatus=OffenBenachrichtigungBürgschaft +ELO-Link
SEB Übersicht öffnen
Bürgschafts-Erfassung
Bürgschaftsverwaltung
bpmn-example
New Person RequestNew PersonQBI StaffGroup LeaderDDOSystemsFormsDatabaseUQ CentralHRHDRITSStart
Request Person
ExistingHDR
Complete Application
Complete Application
Trigger Review
Review
Notification
Send notifications
rejectEnd
Send Form
otherExistingPaid StaffSuccessfulRequest additionalinformationUnsuccessfulUnsuccessfulUpdate Central SystemsData SyncUser Record
Push Data
Trigger Onboarding
approve
Complete Other Paperwork
Complete Induction Application
End
Do Missing Training
Do Induction
Notification
Send Training Reminders
PersonCommencedOnboarding
QBI New Person
automation process in Successfactors recruiting module #171Talent ManagerHiring ManagerSuccessfactorsApplicant
Hold for rejection #172
(Online) Assessment #173
Hold for rejection #174
recruiter interview #175
Rejected after recruiter interview #176
Manager Review #177
Manager Interview #178
Hold for rejection #179
Asssessment Center #180
rejected after manager interview 1,2,3 #181
Offer #182
candidate assessment center #183
candidate interview #184
candidate review #185
Screening #186
screening the results #187
conduct interview #188
rejected after assessment center #189
transition toHROC #190rejection email#191rejection email#192status rejected#193rejection email#194status rejected#195status rejected#196after 2 days#197after 1 day#198after 1 day#199Application viaQuickApply andLinkedIn #200email onlineassessment#201info email #202info email #203info email #207info email #210info email #212automatic acknowledgement ofreceiptinfo email #215info email #217info email #219Gateway #220Gateway #222Gateway #223Gateway #225Gateway #226Gateway #228successfailedsuccessfailedsuccesssuccessfailednowsuccessfailedsuccessfailedfailed
diagram (8)
customerYNF Storescustomer calls toplace order #1701 week beforedelivery
receive flowers
deliver flowers
receive purchase document
send payment to AR Clerk
AR Clerkend of month
receive payment
record check receipt
deposit check
end
Sales
Employee #168
fill out timecard
come to workPayroll Clerk
receives timecards
prepares payroll checks #169
mail checks to employee
online banking
creates payroll spreadsheet
online banking
Pay IRS and state tax
quarterlyAccounting Clerk
emails timecard to Accounting Clerk
YNF Online Bank
process payroll
receives timecards and payroll spreadsheet
endSupervisor
check timecard
update timecard spreadsheet
end of month
email timecard to payroll clerk
YNF Timecards and Payroll
SupervisorAP ClerkVendor
pays vendor
end
receives invoice
sends invoice
process order
receives invoice
stamps invoice as received
scans/emails invoice to AP Clerk
receives orders
Misc/Admin Purchase
VendorY Not Flowers (Misc/Admin)SupervisorEli/AP Clerk
Places order over phone
Stamps invoice as received
Scans document
Misc/Admin Purchases
kay
CustomersY Not Flowers (Sales)Store EmployeesSupervisorTruck DriversAccounts Receivable
Review Customer Order Log
StartExcel Order Log
Record Customer Orders in Log
4:30 AM
Collects Purchase Document
Prepares Delivery Document
Updates Order Log w/ Delivery Info
End
Load Order into Truck for Delivery
Orders
Pick Up Order
Load Truck
Return to Store
Deliver orders to customer
End
Prepares Order for Delivery
Receives payments from customers
Record payment information
Deposit Checks Received
Emails list of cash receipts&deposit slip to A/R Clerk
End
Sales
kay
YNF Timekeeping and PayrollSupervisorEmployeesPayrollAcct
Checks timecard accuracy and Updates timecard spreadsheet
Fill out Timecard Daily
Start
Email Timecard Spreadsheet
1 month
Prepares Payroll Checks
Creates spreadsheet to record payroll
Gateway #1459
Submit quartely IRS and state tax authorities
end
Emails Timecard and Spread sheet
YNF Timekeeping and Payroll
YNF Flower SalesStore employeesStore SupervisorA/RAcct
record customer orders
Order Placement
Pick up flowers from growers
1 week
review logs for flower purchases
Flower Purchase Document collection
Start
Unload truck and flower inspections
Flower package for delivery
Prepare delivery documents
received delivery document, load flowers to trucks
Customers
Flower Delivery
Update flower order log with delivery information
1 week1 month
weekly order log update
Receiving Payments for flowers
Record payment recieved
deposit checks, email deposited cash recipts
update financial statements
end
YNF Sales
YNF Flower PurchasesAcctA/PStore SupervisorStore EmployeesGrowers
Review flower order log
Start
Truck picks up requested flowers
documents delivered
Do you have purchaseDocuments?Yes
mails document
no
collects flower purchased documents
Gateway #1436
check for errors
Scan and email for payment
1 week
Payment process
Updates spreadsheet
Cash disbursement email
Recieved cash disbursement
end
YNF Flower Purchases
YNF Misc & Admin PurchasesStore supervisorsA/PAcctStart
Places phone order
Vendor
Receives Invoice and Stamps the invoice
Scan and Email the invoice
Updates accounts payable spreadsheet and email cash disbursement
Records Financial statement
end
Miscellaneous/Administrative Purchases
SalesPortland Storereceived futureflower orders fromcustomers
purchase flowers
package and delivery to customers
San Diego StoreCustomers
receive payment from customers
every day
received flowers
pay for purchasing flowers
every day
deposit checks
Miareceive cashreceipts anddeposit slip
email cash receipts and deposit slip to Mia
Sales
Miscellaneous/Administrative PurchasesPortland StorePaul (Supervisor)
receive invoice from vendor
stamp and scan the invoice
email to EliEli
receive invoice
place routine administrative purchase orders by phone
Vendors
receive purchase order
once a month
send invoice
once a month
Miscellaneous/Administrative Purchases
Flower PurchasesPortland Storestore employeesPaul (Supervisor)received futureflower orders fromcustomers
record orders in Excel-based order log
Local Growers
select freshest flowers
review log and decide purchase lists
use YNF trucks pick up flowers
receive purchase document
return to store
planted flowers
receive mailed document
collect and check purchase documents
scan and email documents to Eli for payment
inspect flowers
package and delivery to customers
mail the document when forget to bring it